200 Fragen für Ihr Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central
Die 200 wichtigsten Fragen

Dieses Buch beleuchtet alle geschäftlichen Anforderungen, auf die Sie sich konzentrieren sollten, wenn Sie eine neue ERP-Lösung in Erwägung ziehen – insbesondere wenn es sich um Microsoft Dynamics 365 Business Central (früher bekannt als Dynamics NAV).

Das Buch umfasst 237 Seiten und ist in 9 Hauptabschnitte unterteilt:

1. Ihr ERP-Projekt
2. ERP-Strategie und die Cloud
3. Überblick über Ihre Prozesse

4. Verkauf
5. Einkauf und Planung
6. Bestandsaufnahme

7. Produktion
8. Finanzen
9. Technik

Ich betrachte die geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens und stelle die Fragen, die Sie beantworten müssen. Dies bereitet Sie darauf vor, mit potenziellen Anbietern der ERP-Lösung zu sprechen.

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Strategie

Business Central: Ihr ERP-Projekt
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Ihr ERP-Projekt

Ich beginne damit, zu skizzieren, wie Sie heute ein ERP-Projekt angehen sollten. Mein Modell ist ein Acht-Phasen-Modell, aber nicht die traditionelle Angelegenheit mit Anforderungsspezifikation, Kostenvoranschlägen usw. Die Zeit für dieses Modell ist vorbei.

Ich spreche über die Verknüpfung Ihres ERP-Projekts mit den Unternehmenszielen, die Darstellung der gewünschten Vorteile, die Planung der Verhaltensänderungen, die das Projekt im Unternehmen bewirken wird, die Arbeit mit einem Projektportfolio – und darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter einbeziehen können, um den Grundstein für ein effektives Change Management zu legen, das heute der Schlüssel für ein erfolgreiches ERP-Projekt ist.

Business Central: ERP-Strategie und die Cloud
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ERP-Strategie und die Cloud

Wenn Sie schon viele Jahre Erfahrung mit Dynamics NAV haben, sind Sie zweifellos mit Anpassungen vertraut – aber an diesem Punkt sollten Sie strategisch überlegen, ob Sie Anpassungen nicht ganz vermeiden sollten.

Auf Seiten von Microsoft geht die Tendenz eindeutig in Richtung Standardlösungen, um lästige Upgrade-Projekte und teure Beratungszeiten zu vermeiden.

Cloud versus Nicht-Cloud wird bald kein Thema mehr sein. Die Zeichen deuten stark auf die Cloud hin. Das ist der Weg, den alle ERP-Hersteller mit ihren Kunden einschlagen wollen und der für die Kunden am flexibelsten ist. Ich spreche in diesem Zusammenhang von Sicherheit, Leistung und Skalierbarkeit, die ein Teil der Gleichung sein müssen.

Business Central: Überblick über Ihre Prozesse
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Überblick über Ihre Prozesse

Sie werden Probleme mit einer modernen ERP-Lösung haben, wenn Sie sich nicht darüber im Klaren sind, welche Prozesse Sie unterstützt haben möchten – welche für Sie wichtig sind – und welche Sie bereit sind zu ändern, damit sie in die ERP-Lösung passen.

Ich erstelle eine Übersicht für Sie. Es ist ein komplexes Diagramm, aber es ist wichtig, dass Sie wissen, was Sie von Ihrer ERP-Lösung erwarten.

Vertrieb

Business Central: Verkaufskonfiguration
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Konfiguration des Verkaufs

Bei der Konfiguration geht es im Wesentlichen darum, die Art und Weise zu verwalten, in der konfigurierbare Produkte nach den Wünschen der Kunden zusammengestellt werden können.

Hier geht es darum, es dem Kunden leicht zu machen, die richtigen Entscheidungen zu treffen, wenn er den Artikel konfiguriert, und darum, dass Dynamics 365 Business Central sich um alles im Hintergrund kümmert – z. B. dafür sorgt, dass der Kunde nur gültige Auswahlen trifft, die Sie auch tatsächlich liefern können, oder dass der Kunde Entscheidungen in beliebiger Reihenfolge treffen kann.

Ein weiteres Thema ist die Art und Weise, wie das System Artikel und Produktionen verwaltet, d.h. ob konfigurierte Artikel erstellt werden sollen, ob der Konfigurator Artikelvorlagen verwenden soll und so weiter.

Business Central: Verkäufer im Außendienst
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Außendienstmitarbeiter

Wenn es um Außendienstmitarbeiter und die Auftragsannahme in Geschäften geht, geht es vor allem um den mobilen Zugriff auf Dynamics 365 Business Central. Es muss einfach sein, eine Bestellung von unterwegs aus aufzunehmen.

Ich schaue mir das mobile Gerät an, das verwendet werden soll, und die tatsächliche Integration zwischen dem mobilen Gerät und Dynamics 365 Business Central ist ebenfalls wichtig.

Sollte der mobile Client die gleiche Geschäftslogik enthalten wie Dynamics 365 Business Central? Mit anderen Worten, sollte alles online oder offline stattfinden?

Business Central: Point of Sale (POS)
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Point of Sale (POS)

POS steht natürlich für Point of Sale. Es geht darum, ein Verkaufsterminal zu haben, das mit Dynamics 365 Business Central.

Dies ist ein Markt, der sich technologisch weit entwickelt hat. Ich gehe alle Funktionen durch, die Ihr POS-System heute unterstützen muss. Integration und das Thema Online/Offline sind in diesem Zusammenhang extrem wichtig.

Anschließend spreche ich über die Artikelstruktur und die Bestandsverwaltung, denn viele Geschäfte behalten leider nicht den Überblick darüber, was sich in ihren Regalen befindet und wann sie nachbestellen müssen. POS kann tatsächlich für eine effiziente Handhabung, eine intelligente Bestandsverwaltung und einen intelligenten Nachschub sorgen.

Business Central: Der Online Shop
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Der Online Shop

Viele Unternehmen benötigen einen Online-Shop, der eng mit Ihrem Unternehmen verbunden sein muss. Dynamics 365 Business Central. Ich beginne mit der Erklärung, dass es am besten ist, die Daten zentral im ERP zu verwalten und sie in den Online-Shop zu replizieren.

Dazu müssen Sie Ihre Stammdaten, strukturierten Suchdaten, Varianten, HTML-formatierten Beschreibungen, Bilder, Artikelhierarchien usw. unter Kontrolle haben – in Dynamics 365 Business Central, das heißt.

Ich spreche auch darüber, dass ERP und Online-Shop eigentlich zwei verschiedene Disziplinen sind, die jeweils unterschiedliche Fähigkeiten vom Team verlangen, wenn sie erfolgreich sein sollen.

Business Central: CRM und Marketing
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CRM und Marketing

Die CRM-Lösung des Unternehmens und Marketinglösungen mit Kundendaten sollten in die ERP-Lösung integriert werden. Ich schaue mir an, wo die Schnittstelle zwischen den Systemen sein sollte – etwas, wofür es keine allgemeine Regel gibt.

Es kommt sehr darauf an, welche Daten, Geschäftsprozesse, Abhängigkeiten und Regeln aus dem ERP-System einen Mehrwert für die Vertriebs- und Marketingmitarbeiter in ihren Systemen darstellen.

Die elegante Lösung ist, dass der Vertriebsmitarbeiter (zum Beispiel) im CRM-System eingebettete ERP-Komponenten verwendet, die dem CRM vom ERP zur Verfügung gestellt werden. In anderen Bereichen ist eine gute, altmodische Integration erforderlich.

Business Central: Dokumente
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Dokumente

Die Lösung muss in der Lage sein, eine Vielzahl von Dokumenten wie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge, Mahnungen usw. zu erstellen.

Seit Version 2013 von Dynamics NAV sind Dokumente eine ständige Herausforderung, denn Änderungen sind jetzt ein großes Unterfangen. Das gilt auch für Dynamics 365 Business Centralauch.

Ich zeige Ihnen, wie Sie mit einer Heimwerkerlösung Dokumente über die Einrichtung von Parametern bearbeiten, Dokumentvorlagen verwenden, mehrere Sprachen in Dokumenten verwalten und Daten von Kunden und Artikeln in jedes Dokument einfließen lassen können.

Einkauf und Planung

Business Central: Planung
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Planung

Ich beginne mit dem klassischen Dilemma: Kapitalbindung im Bestand versus Serviceniveau. Die Frage ist, wie die ERP-Lösung Ihnen am besten helfen kann, sowohl ein hohes Serviceniveau als auch eine geringe Kapitalbindung zu erreichen.

Ich sehe mir verschiedene Planungsformeln an, von der traditionellen Wilson-Formel bis hin zu einer alternativen Form der Planung, bei der Dynamics 365 Business Central den Servicegrad und den Lagerumschlag als Ausgangspunkt für seine Berechnungen verwenden kann.

Ich zeige auch, wie mehrdimensionale ABC-Codes in Dynamics 365 Business Central helfen können, die Planung zu optimieren (und teilweise zu automatisieren).

Business Central: MRP-Planung
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MRP-Planung

Hier beschäftige ich mich mit MPS, MRP und MRP2 – und den Herausforderungen, die sie in der Regel mit sich bringen Dynamics 365 Business Central. Automatisierte Bedarfsplanung klingt gut, aber die Herausforderungen entstehen, wenn sich die Realität ändert – und das tut sie ständig.

Ich spreche darüber, wie Sie eine Dynamics 365 Business Central planen können, indem Sie von dem ausgehen, was tatsächlich machbar ist; wie Sie viele Änderungszeilen in der Dispositionsberechnung vermeiden können; und wie es für die meisten Unternehmen am besten ist, die Disposition mit anderen Planungsfunktionen zu kombinieren.

Ich spreche auch über Bestandsprofile, Prognosen und eine Menge alltäglicher Herausforderungen.

Business Central: Reservierungen
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Reservierungen

In Dynamics 365 Business Centralbindet eine Reservierung sehr fest. Der Artikel ist ‘fest’ gesperrt. Das bedeutet, dass Sie die Reservierung manuell aufheben müssen, wenn Sie den Plan ändern möchten, weil sich die Bedarfstermine geändert haben.

In vielen Unternehmen sind “weiche” Reservierungen (bei denen das System die Nachfrage ständig neu berechnet und die Zuteilungen ändert) der Schlüssel zur Steigerung des Servicelevels. Hier zeige ich Ihnen, wie Sie dabei vorgehen können.

Ich betrachte auch Reservierungen im Zusammenhang mit der Lagerverwaltung und Kundenaufträgen.

Bestandsaufnahme

Business Central: Inventarverwaltung
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Inventarverwaltung

Was die Bestandsverwaltung betrifft, so spreche ich sowohl von finanzieller Bestandsverwaltung als auch von echter Lagerverwaltung, d.h. Bestandsverwaltung mit Behältern.

Die Registrierungslösung – sowohl die Auswahl der Geräte als auch die ERP-Integration – ist ein wichtiges Thema. Ich gehe auch darauf ein, wie Sie die Kommissionierung optimieren, das Serviceniveau erhöhen und die Kapitalbindung minimieren können.

Dann untersuche ich eine große Anzahl von Dynamics 365 Business Central Anforderungen wie Barcodes, Bruchmasse und alternative nicht-lineare Maßeinheiten.

Business Central: Artikelverfolgung
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Artikelverfolgung

Ich beginne mit der traditionellen Verfolgung von Chargen- oder Seriennummern und schaue mir an, wie man Artikel allein über das Handterminal abwickeln kann.

Die größte Herausforderung für Business Central ist die Verwaltung von Verfallsdaten und Restlaufzeiten. Ich erkläre, wie der Kommissionieralgorithmus die verbleibende Haltbarkeitsdauer, einzelne Chargen und einschichtige Chargen behandeln muss.

Eine besondere Herausforderung ergibt sich für die Kommissionierung und Bestandsverwaltung, wenn Sie ein externes Lagerhotel verwenden.

Business Central: Stammdaten
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Stammdaten

Nicht nur bei Artikeln ist es sinnvoll, Ihre Stammdaten in Business Central zu strukturieren, sondern auch bei Kunden und Lieferanten. Und die Entscheidung, Stammdaten in Business Central einzubinden oder ein externes PIM-System zu verwenden, sind zwei unterschiedliche Herausforderungen.

Ich betrachte die Stammdatenstruktur, die Beziehung zwischen Feldern, Ansichten, Filtern, Sortierungen, Einheiten in separaten Feldern, Hierarchien mit logischen Abhängigkeiten – und die große Herausforderung: die Sprachverwaltung von Stammdaten.

Produktion

Business Central: Produktionskontrolle
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Kontrolle der Produktion

Ich beginne mit der Produktionsplanung nach Engpässen und der Frage, wie Sie mit einer Shop Floor-Lösung vom Papier zur Registrierung kommen.

Dann konzentriere ich mich auf die Praxis in den Betrieben, wo es viel zu gewinnen gibt, wenn man die Zugänglichkeit verbessert, die Registrierung vereinfacht und zum Beispiel Prozesse zwischen dem Lagerpersonal und den Betreibern einrichtet, die effizient sind und genaue Registrierungen ermöglichen.

Natürlich spreche ich auch über Business Central Benutzerlizenzen und die Online/Offline-Frage.

Business Central: Qualitätskontrolle
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Qualitätskontrolle

Die Qualitätskontrolle ist kein besonders gut unterstützter Funktionsbereich in Dynamics 365 Business Central. Die Herausforderung besteht darin, eine Lösung zu finden, die flexibel genug ist und die Benutzer nicht zu sehr einschränkt.

Ich achte sehr auf harte Einschränkungen bei der Qualitätskontrolle. Sie brauchen eine Qualitätskontrolllösung, die einen Artikel sperren kann, Ihnen aber die Flexibilität gibt, festzulegen, wofür er gesperrt wird.

Ich gehe auch auf all die Dinge ein, die nichts mit Produktqualität zu tun haben – denn Qualitätskontrolle kann in der Tat für sehr viele Dinge verwendet werden.

Das Buch über Dynamics 365 Business Central

Finanzen

Business Central: KPIs und Berichterstattung
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KPIs und Berichterstattung

In diesem Abschnitt geht es um die Dinge, für die ein CFO Daten verwendet. Ich spreche sowohl über finanzielle als auch über nicht-finanzielle KPIs, einschließlich einiger schwieriger KPIs, die die gesamte Lieferkette betreffen, wie Perfect Order Fulfilment und Cash-to-Cash Cycle Time. Wenn Sie solche KPIs melden möchten, stellt dies Anforderungen an Ihre Dynamics 365 Business Central.

Natürlich spreche ich in diesem Zusammenhang von Business Intelligence, das mit Microsoft Power BI viel einfacher und billiger geworden ist, und von Standardwürfeln für Dynamics 365 Business Central, mit denen Sie leicht loslegen können.

Business Central: Der Kontenplan
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Der Kontenplan

Man würde nicht denken, dass der Kontenplan ein Thema in einem Buch wie diesem sein würde, aber tatsächlich ist der Kontenplan ein Bereich, in dem viele Unternehmen neu denken sollten.

Ich bespreche, wie Sie den Kontenplan im Hinblick auf die Bedürfnisse des Managements anlegen sollten und wie Sie Vorlagen verwenden können, die Ihnen bei der Einrichtung von Buchungen Beratungszeit sparen.

Business Central: Intercompany
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Intercompany

Wenn Ihr Unternehmen international tätig ist – oder wenn Sie mehrere Unternehmen in Dynamics 365 Business Central die integriert werden müssen – ist Intercompany ein wichtiges Thema. Sie müssen zwei Dinge im Griff haben: die Synchronisierung der Stammdaten und die unternehmensübergreifenden Transaktionen.

Ich beschreibe, wie Sie eine hybride Strategie mit Zwei-Wege-Synchronisierung von Stammdaten verfolgen können.

Der zweite Aspekt ist, dass Transaktionen zwischen verschiedenen Unternehmen automatisch erstellt werden sollten, und Sie müssen auf die Änderungs- und Fehlerbehandlung achten.

Technologie

Business Central: Finanzielle Lösungen
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Finanzielle Lösungen

Neben den großen Themen wie Kontenplan und Berichtswesen gibt es eine Reihe von Anforderungen im Bereich Finanzen, wo es eine große Tradition gibt, Add-ons zu verwenden, um Dynamics 365 Business Central.

Dazu gehören Zahlungslösungen, Gehaltsabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, das Scannen von Rechnungen und Konsolidierungskonten.

Business Central: Integrationen
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Integrationen

Integrationen sind ein wichtiger Bereich, wenn es um Dynamics 365 Business Central – und auch ein teurer. Meine Empfehlung ist, dass Sie den gesamten Bereich der Integration selbst in die Hand nehmen sollten, auch wenn Sie nichts selbst einrichten werden.

Hier erkläre ich Ihnen, wie Sie die Kontrolle behalten.

Ich gehe speziell auf die Integrationen ein, die Sie im Lager (z.B. Bestandsverwaltung) und im Online-Shop benötigen.

Business Central: Portale
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Portale

Etwas Neues in Dynamics 365 Business Central ist, dass Sie Funktionen als Service zur Verfügung stellen können.

Damit können Sie Kunden- und Lieferantenportale erstellen, die externen Benutzern Zugriff auf ausgewählte Funktionen geben – ohne dass diese das Gefühl haben, sich in einem ERP-System zu befinden.

Ich glaube, dass sich Kunden- und Lieferantenportale in naher Zukunft immer mehr durchsetzen werden.

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