BI stellt organisatorische Anforderungen an Ihre Anwaltskanzlei

Wenn Sie Business Intelligence verwenden möchten, stellt dies bestimmte Anforderungen an Ihre Kanzlei. Dabei geht es nicht nur um die Technologie, sondern auch um die Organisation. Hier untersucht Jacob die Faktoren, auf die Sie sich in den Vorher-Nachher-Szenarien konzentrieren sollten – und gibt Ihnen einige Do’s und Don’ts an die Hand.

Geschrieben von: Jacob Sanchez Garcia, Berater Business Intelligence, Abakion

BI stellt Anforderungen an Ihr Unternehmen

Eine Business Intelligence (BI)-Lösung eröffnet viele Möglichkeiten, Daten sinnvoll zu nutzen und Geschäftseinblicke zu gewinnen, die Ihnen helfen können, bessere Entscheidungen zu treffen, Prozesse zu optimieren und Innovationen zu schaffen. Wie viel Nutzen aus BI gezogen werden kann, hängt jedoch davon ab, wie die BI-Lösung implementiert und genutzt wird.

BI ist mehr als nur die technische Implementierung der Lösung. Sie stellt auch bestimmte Anforderungen an Ihr Unternehmen.

Um das Potenzial auszuschöpfen und den vollen Nutzen aus BI zu ziehen, darf das Tool nicht nur als neue technische Spielerei betrachtet werden, sondern muss als dynamisches, geschäftsorientiertes Projekt betrachtet werden, das neben Technologie und Daten auch Ihre Organisation, Ihre Mitarbeiter und Ihre Arbeitsabläufe umfasst – und das im Prinzip kein Verfallsdatum hat.

Das bedeutet, dass Sie einen strukturierten Ansatz wählen und eine klare Strategie festlegen müssen.

Im Großen und Ganzen lässt sich der Prozess in das unterteilen, was vor und nach der eigentlichen technischen Implementierung der BI-Lösung geschieht. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wesentlichen Faktoren, die sich auf den Nutzen einer BI-Lösung auswirken können.

Vor

Entwerfen Sie eine klare Strategie und einen Fahrplan für das BI-Projekt. Sie können versuchen, die folgenden Fragen zu beantworten:

  • Was wollen Sie mit BI erreichen? Was ist das Ziel?
  • Wie passt es zu Ihrer allgemeinen Geschäftsstrategie?
  • Wer sind die Stakeholder, d.h. wer ist der Projekteigner und wer sind die Benutzer?
  • Wie kann die Akzeptanz des Projekts durch die Benutzer in der Organisation sichergestellt werden?
  • Welche Informationen und Daten sollen in die BI aufgenommen werden und warum?
  • Welche Metriken und KPIs sind für Sie wichtig?
  • Wie werden Sie messen, ob Ihre Ziele und KPIs erreicht werden? Und wie werden Sie das weiterverfolgen?
  • Welche Schritte müssen Sie unternehmen, um mit der BI-Implementierung erfolgreich zu sein, und wann?

Ein weiterer guter Tipp ist, relevante (Schlüssel-)Personen zu benennen, die die BI-Lösung nutzen werden, und sie von Anfang an und während des gesamten Prozesses in das Projekt einzubeziehen.

Nach

Mit einer guten Strategie und einem Fahrplan für die Einführung des BI-Projekts ist der Grundstein dafür gelegt, dass Sie nach der technischen Implementierung von den künftigen Vorteilen von BI profitieren können. Dann kommt der nicht weniger wichtige Teil der Einführung, Übernahme und Entwicklung.

Selbst die umfassendste und fortschrittlichste BI-Lösung ist wertlos, wenn sie im Unternehmen nicht angenommen und genutzt wird.

Die Erfahrung zeigt, dass die Benutzerakzeptanz oft eine der größten Herausforderungen bei BI-Projekten ist – und leider ist sie oft ein Grund für das Scheitern des Projekts oder dafür, dass es die Erwartungen nicht erfüllt. Dieser Teil sollte daher nicht unterschätzt werden.

Die Akzeptanz der Anwender kann durch Einführungskurse, Workshops, Evaluierungen, Nachbereitung und Weiterentwicklung sichergestellt werden. In diesem Prozess kann es von Vorteil sein, zu den ursprünglichen Zielen und den Gründen für das BI-Projekt zurückzukehren und die Benutzer und sich selbst an die Probleme zu erinnern, die mit BI gelöst werden sollten.

Wie bereits einleitend erwähnt, ist ein BI-Projekt ein dynamisches Gebilde, das kein Verfallsdatum hat. Im Prinzip ist es ein iterativer Prozess, der aus den bekannten Phasen besteht, die oft wie folgt beschrieben werden: Lernen – Iterieren – Tun.

Mit anderen Worten: BI ist nicht einfach etwas, das Sie kaufen und dann auf einen Knopf drücken und alles ist gut. Betrachten Sie BI als eine langfristige Investition und als einen dynamischen Prozess, den Sie ständig weiterentwickeln, anpassen und verfeinern, damit er mit Ihrem Unternehmen Schritt hält. Es ist daher auch wichtig, sich von Anfang an darüber im Klaren zu sein, dass Sie im Laufe der Zeit Änderungen vornehmen müssen, um den bestmöglichen Geschäftsnutzen zu erzielen.

Mit dieser Erkenntnis und diesem Ansatz können Sie verhindern, dass die Entwicklung und damit auch das BI-Projekt stagniert.

Do’s und Don’ts

Obwohl es einfach ist, mit Business Intelligence zu beginnen, gibt es einige Dinge, die Ihren Erfolg mit BI und den Ertrag, den es bringt, beeinflussen werden. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Regeln, wie Sie ein BI-Projekt angehen sollten und wie nicht.

Do’s

  • Ermitteln und definieren Sie Ihren Berichtsbedarf. Was möchten Sie erreichen?
  • Entwerfen Sie einen Prozess für die Implementierung und Einführung im Unternehmen.
  • Beziehen Sie die Endbenutzer mit ein und bereiten Sie sie vor.
  • Benennen Sie einen ‘Berichtsverantwortlichen’. Wer wird für den Inhalt verantwortlich sein?
  • Verwenden Sie das Tool.

Tadeln

  • Tun Sie nicht, was Sie normalerweise tun. Befreien Sie sich von Excel-Tabellen, die hier und da auf lokalen PCs liegen.
  • Überfrachten Sie Ihre Berichte nicht mit Zahlen und Diagrammen. Es wird sonst unübersichtlich und die Botschaft geht verloren. Weniger ist mehr.
  • Schalten Sie Ihren rationalen, kritischen Verstand nicht aus. Stellen Sie immer Fragen zu Ihren Daten.

Mehr sehen

Wenn Sie einen Blick auf die BI-Lösung von Abakion für Anwaltskanzleien werfen möchten, können Sie auf unserer Website (auf Dänisch) mehr sehen. Wir haben eine BI-Lösung speziell für Anwälte entwickelt, die sofort einsatzbereit ist und sofort verwendet werden kann. Die Datenstrukturierung und die Entwicklung von Berichten und Visualisierungen sind sofort einsatzbereit, und Sie können direkt in die Zahlen einsteigen und neue Einblicke in Ihr Geschäft gewinnen.

Unsere BI-Lösung deckt sowohl Finanz- als auch Fallberichte ab. Zusätzlich zu einer Reihe von Standardberichten steht Ihnen ein komplettes Datenmodell zur Verfügung, mit dem Sie Ihre eigenen Berichte und Analysen erstellen können.